12 nguyên tắc quản lý dự án PMBOK 7th (Phần 1)

Sinhvienxaydung · 1 Tháng Chín 2023 15:55

12 nguyên tắc quản lý dự án trong Tiêu chuẩn quản lý dự án (trong tài liệu PMBOK 7th edition) được xây dựng xung quanh một tập hợp các tuyên bố hướng dẫn các hành động và hành vi của những người thực hiện quản lý dự án bất kể cách tiếp cận phát triển. 12 nguyên tắc quản lý dự án cung cấp hướng dẫn để quản lý dự án hiệu quả.

Các nguyên tắc cho một ngành nghề đóng vai trò là hướng dẫn nền tảng cho chiến lược, việc ra quyết định và giải quyết vấn đề. Các tiêu chuẩn và phương pháp luận chuyên nghiệp thường dựa trên các nguyên tắc. Trong một số ngành nghề, các nguyên tắc đóng vai trò như luật lệ hoặc quy tắc, do đó nó có tính chất quy định. Nhưng các nguyên tắc của quản lý dự án không mang tính chất quy định. Thay vào đó, các nguyên tắc nhằm hướng dẫn cách làm việc của những người tham gia vào các dự án. Các nguyên tắc mang tính chất tổng quát, không đi vào chi tiết, nên có nhiều cách để các cá nhân và tổ chức có thể duy trì sự phù hợp với các nguyên tắc này.

Các nguyên tắc có thể, nhưng không nhất thiết phản ánh quy tắc đạo đức. Quy tắc đạo đức nghề nghiệp có thể được cá nhân hoặc nghề nghiệp thông qua để thiết lập các kỳ vọng về hành vi đạo đức. Quy tắc Đạo đức và Ứng xử Nghề nghiệp của PMI (PMI Code of Ethics and Professional Conduct) dựa trên bốn giá trị được xác định là quan trọng nhất đối với cộng đồng quản lý dự án:

Trách nhiệm
Tôn trọng
Công bằng và
Trung thực

12 nguyên tắc của quản lý dự án phù hợp với các giá trị được xác định trong Bộ quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp PMI. Chúng không tuân theo cùng một định dạng và không trùng lặp, thay vào đó, các nguyên tắc và quy tắc đạo đức bổ sung cho nhau.

Các nguyên tắc của quản lý dự án được xác định và phát triển bằng cách thu hút một cộng đồng toàn cầu của những người làm dự án. Họ đại diện cho các ngành công nghiệp, nền tảng văn hóa và tổ chức khác nhau trong các vai trò khác nhau, cũng như có kinh nghiệm trong các loại dự án khác nhau. Qua nhiều vòng phản hồi, kết quả chúng ta có được là 12 nguyên tắc, cung cấp hướng dẫn để quản lý dự án hiệu quả.

Bởi vì các nguyên tắc quản lý dự án cung cấp hướng dẫn, nên mức độ áp dụng và cách thức áp dụng chúng sẽ bị ảnh hưởng bởi bối cảnh của tổ chức, dự án, sản phẩm, nhóm dự án, các bên liên quan và các yếu tố khác. Các nguyên tắc nhất quán với nhau, nghĩa là không có nguyên tắc nào mâu thuẫn với nguyên tắc nào khác. Tuy nhiên, trong thực tế có thể có những lúc các nguyên tắc có thể trùng lặp. Ví dụ, hướng dẫn để điều hướng sự phức tạp có thể đưa ra những thông tin hữu ích trong việc nhận biết, đánh giá và phản hồi các tương tác của hệ thống hoặc tối ưu hóa các giải pháp rủi ro.

Các nguyên tắc quản lý dự án cũng có thể có những vùng trùng lặp với các nguyên tắc quản lý chung. Ví dụ, cả dự án và hoạt động kinh doanh nói chung đều tập trung vào việc cung cấp giá trị. Các phương pháp có thể hơi khác trong các dự án so với các hoạt động vận hành, nhưng nguyên tắc cơ bản liên quan đến việc tập trung vào giá trị có thể áp dụng cho cả hai. Hình 1 thể hiện sự giao thoa này.

Hình 1 - Giao thoa của Nguyên tắc quản lý dự án và các Nguyên tắc quản lý chung

Dưới đây là danh sách các nguyên tắc, được liệt kê không thứ tự cụ thể nào, cũng như không có trọng số cho mỗi nguyên tắc. Các nguyên tắc sẽ được trình bày và mô tả chi tiết hơn trong phần 1 đến phần 12. Mỗi phần bắt đầu bằng một bảng với nhãn nguyên tắc ở trên cùng, phía dưới sẽ là nguyên tắc và các điểm chính. Sau mỗi bảng, mỗi nguyên tắc được trình bày chi tiết ngay sau đó. Các nguyên tắc là:

Hãy là một người quản lý chính trực, tôn trọng và quan tâm.
Tạo một môi trường nhóm dự án hợp tác.
Tương tác hiệu quả với các bên liên quan.
Tập trung vào giá trị.
Nhận biết, đánh giá và phản hồi các tương tác của hệ thống.
Thể hiện hành vi người lãnh đạo.
Tùy biến dựa trên ngữ cảnh.
Xây dựng / tích hợp chất lượng vào trong quy trình và sản phẩm.
Điều hướng sự phức tạp.
Tối ưu hóa các giải pháp ứng phó rủi ro.
Nâng cao khả năng thích ứng và khả năng phục hồi.
Cho phép thay đổi để đạt được trạng thái mong muốn trong tương lai.

Hãy là một người quản lý chính trực, tôn trọng và quan tâm

Bảng 1 - Hãy là một người quản lý chính trực, tôn trọng và quan tâm

Quản lý có ý nghĩa và ứng dụng hơi khác nhau trong các bối cảnh khác nhau. Một khía cạnh của quản lý liên quan đến việc được giao phó việc chăm sóc một cái gì đó. Một khía cạnh khác tập trung vào việc lập kế hoạch, sử dụng và quản lý các nguồn lực một cách có trách nhiệm. Tuy nhiên, một khía cạnh khác có nghĩa là đề cao các giá trị và đạo đức.

Quản lý bao gồm các trách nhiệm cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Trong tổ chức, quản lý bao gồm:

Hoạt động phù hợp với tổ chức, mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn, sứ mệnh và duy trì giá trị lâu dài của tổ chức;
Cam kết và tôn trọng sự tham gia của các thành viên trong nhóm dự án, bao gồm lương thưởng, cơ hội và đối xử công bằng với họ;
Giám sát chặt chẽ về tài chính, nguyên vật liệu và các nguồn lực khác của tổ chức được sử dụng trong một dự án; và
Hiểu cách sử dụng quyền hạn, trách nhiệm giải trình và trách nhiệm thực thi, đặc biệt là ở các vị trí lãnh đạo.

Quản lý bên ngoài tổ chức bao gồm các trách nhiệm trong các lĩnh vực như:

Tính bền vững về môi trường, việc sử dụng vật liệu và tài nguyên thiên nhiên của tổ chức;
Mối quan hệ của tổ chức với các bên liên quan bên ngoài như các đối tác của tổ chức;
Tác động của tổ chức hoặc dự án đối với thị trường, cộng đồng xã hội và các khu vực mà tổ chức hoặc dự án hoạt động; và
Nâng cao trạng thái thực hành trong các ngành chuyên nghiệp.

Quản lý phản ánh sự hiểu biết và chấp nhận sự tin tưởng cũng như các hành động, quyết định tạo ra và duy trì sự tin tưởng đó. Quản lý cũng tuân thủ cả nhiệm vụ nghĩa vụ rõ ràng và không rõ ràng. Chúng có thể bao gồm những điều sau:

Integrity - Chính trực: Quản lý cư xử trung thực và có đạo đức trong tất cả các hoạt động và giao tiếp. Người quản lý luôn tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất và phản ánh các giá trị, nguyên tắc và hành vi mà những người trong tổ chức của họ mong đợi. Quản lý đóng vai trò là hình mẫu, xây dựng lòng tin bằng cách sống, thể hiện các giá trị cá nhân và tổ chức trong các cam kết, hoạt động công việc cũng như quyết định của họ. Trong bối cảnh quản lý dự án, nhiệm vụ này thường yêu cầu người quản lý thử thách các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp và các bên liên quan khác xem xét lời nói và hành động của họ; đồng cảm, tự phản ánh và cởi mở với phản hồi.
Care - Quan tâm: Quản lý là những người phụ trách các vấn đề của tổ chức do họ đảm nhiệm và tích cực giám sát chúng. Các dự án có hiệu suất cao hơn khi có các chuyên gia tích cực giám sát những vấn đề đó, vượt ra ngoài giới hạn của các trách nhiệm được xác định nghiêm ngặt. Quản lý chú ý và thực hiện cùng một mức độ quan tâm đối với những vấn đề đó như đối với những vấn đề cá nhân của họ. Quan tâm liên quan đến các công việc kinh doanh nội bộ của tổ chức. Quan tâm đến môi trường, sử dụng bền vững tài nguyên thiên nhiên và quan tâm đến điều kiện của con người trên khắp hành tinh cần được phản ánh trong các chính sách và nguyên tắc tổ chức.

Các dự án mang lại những thay đổi có thể gây ra những hậu quả không lường trước được hoặc không mong muốn. Những người làm dự án nên xác định, phân tích và quản lý những mặt trái tiềm ẩn của kết quả dự án để các bên liên quan nhận thức và nắm được thông tin.

Sự quan tâm bao gồm việc tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, các kênh giao tiếp cởi mở và tạo cơ hội để các bên liên quan nêu lên mối quan ngại mà không bị phạt hoặc sợ bị trả thù.

Trustworthiness - Sự tin cậy: Các quản lý đại diện cho bản thân, vai trò của họ, nhóm dự án của họ và quyền hạn của họ một cách chính xác, cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Hành vi này cho phép mọi người hiểu mức độ mà một cá nhân có thể cam kết nguồn lực, đưa ra quyết định hoặc phê duyệt điều gì đó. Sự đáng tin cậy cũng đòi hỏi các cá nhân phải chủ động xác định các xung đột giữa lợi ích cá nhân của họ và lợi ích của tổ chức hoặc khách hàng của họ. Những xung đột như vậy có thể làm suy yếu lòng tin và sự tự tin, dẫn đến các hành vi phi đạo đức hoặc bất hợp pháp, tạo ra sự nhầm lẫn hoặc góp phần vào các kết quả không tối ưu. Quản lý bảo vệ các dự án khỏi sự vi phạm lòng tin như vậy.
Compliance - Tuân thủ: Quản lý tuân thủ luật pháp, quy tắc, quy định và yêu cầu được ủy quyền thích hợp trong hoặc ngoài tổ chức của họ. Tuy nhiên, các dự án có hiệu suất cao tìm cách tích hợp sự tuân thủ đầy đủ hơn vào văn hóa dự án, tạo ra sự phù hợp hơn với các hướng dẫn đa dạng (và các hướng dẫn dễ gây xung đột). Các quản lý cố gắng tuân thủ các nguyên tắc nhằm bảo vệ họ, tổ chức của họ, các bên liên quan của họ và công chúng nói chung. Trong trường hợp người quản lý gặp phải các nguyên tắc hoặc câu hỏi mâu thuẫn về việc liệu các hành động hoặc kế hoạch có phù hợp với các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, người quản lý sẽ tìm kiếm lời khuyên và hướng dẫn thích hợp.

Công việc quản lý đòi hỏi khả năng lãnh đạo minh bạch và đáng tin cậy. Dự án ảnh hưởng đến cuộc sống của những người thực hiện chúng cũng như những người bị ảnh hưởng bởi giao phẩm và kết quả của dự án. Các dự án có thể có tác dụng, chẳng hạn như giảm bớt tắc nghẽn giao thông, sản xuất thuốc mới hoặc tạo cơ hội cho mọi người tương tác. Những tác động đó có thể tạo ra những tác động và hậu quả tiêu cực, chẳng hạn như giảm không gian xanh, tác dụng phụ của thuốc hoặc tiết lộ thông tin cá nhân. Các nhóm dự án, các nhà lãnh đạo tổ chức của họ cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố và tác động đó để họ có thể đưa ra các quyết định có trách nhiệm bằng cách cân bằng các mục tiêu của tổ chức và dự án với nhu cầu cũng như kỳ vọng lớn hơn của các bên liên quan trên toàn cầu.

Càng ngày các tổ chức càng có cái nhìn tổng thể đối với hoạt động kinh doanh, xem xét hiệu quả tài chính, kỹ thuật, xã hội và môi trường đồng thời thay vì tuần tự. Vì thế giới ngày nay được kết nối với nhau hơn bao giờ hết, có nguồn lực hữu hạn và môi trường chia sẻ, các quyết định của quản lý có những phân nhánh vượt ngoài dự án.

Tạo một môi trường nhóm dự án hợp tác

Bảng 2 - Tạo môi trường nhóm dự án hợp tác

Tạo môi trường nhóm dự án hợp tác liên quan đến nhiều yếu tố đóng góp, chẳng hạn như thỏa thuận nhóm, cấu trúc và quy trình. Những yếu tố này hỗ trợ một nền văn hóa cho phép các cá nhân làm việc cùng nhau và mang lại hiệu quả tổng hợp từ các tương tác.

Team agreements - Thỏa thuận nhóm: Thỏa thuận nhóm đại diện cho một tập hợp các hành vi và chuẩn mực làm việc do nhóm dự án thiết lập và được duy trì thông qua cam kết của cá nhân và nhóm dự án. Thỏa thuận nhóm nên được tạo ra khi bắt đầu một dự án và sẽ phát triển theo thời gian khi nhóm dự án tiếp tục làm việc cùng nhau, cũng như xác định các chuẩn mực và hành vi cần thiết để tiếp tục làm việc cùng nhau một cách thành công nhất.
Organizational structures - Cơ cấu tổ chức: Các nhóm dự án sử dụng, điều chỉnh và thực hiện các cơ cấu giúp điều phối nỗ lực cá nhân liên quan đến công việc dự án. Cơ cấu tổ chức là bất kỳ sự sắp xếp hoặc mối quan hệ nào giữa các yếu tố của công việc dự án và các quy trình của tổ chức.

Các cấu trúc này có thể dựa trên vai trò, chức năng hoặc quyền hạn. Chúng có thể được định nghĩa là bên ngoài dự án, được điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh dự án hoặc được thiết kế mới để đáp ứng nhu cầu riêng của dự án. Một người/nhóm/tổ chức có thẩm quyền có thể chính thức áp đặt một cơ cấu hoặc các thành viên trong nhóm dự án có thể đóng góp vào thiết kế để phù hợp với cơ cấu tổ chức

Ví dụ về cơ cấu tổ chức có thể cải thiện sự cộng tác bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Định nghĩa về vai trò và trách nhiệm,
- Phân bổ nhân viên và nhà cung cấp vào các nhóm dự án,
- Các hội đồng chính thức được giao nhiệm vụ với một mục tiêu cụ thể, và
- Các cuộc họp thường trực thường xuyên xem xét một chủ đề nhất định.
Processes - Các quy trình: Các nhóm dự án xác định các quy trình cho phép hoàn thành nhiệm vụ và công việc được phân công. Ví dụ, các nhóm dự án có thể đồng ý với một quy trình phân rã bằng cách sử dụng cây phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS), backlog hoặc bảng công tác.

Các nhóm dự án bị ảnh hưởng bởi văn hóa của các tổ chức tham gia vào dự án, bản chất của dự án và môi trường mà họ hoạt động. Trong những ảnh hưởng này, các nhóm dự án thiết lập văn hóa nhóm của riêng họ. Các nhóm dự án có thể điều chỉnh cấu trúc của họ để hoàn thành tốt nhất mục tiêu của dự án.

Bằng cách thúc đẩy môi trường hợp tác và hòa nhập, kiến thức và chuyên môn được trao đổi tự do hơn, do đó tạo ra kết quả dự án tốt hơn.

Sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm có thể cải thiện văn hóa nhóm. Trong các nhóm dự án, các nhiệm vụ cụ thể có thể được giao cho các cá nhân hoặc do chính các thành viên trong nhóm dự án lựa chọn. Điều này bao gồm quyền hạn, trách nhiệm giải trình và trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ:

Authority - Thẩm quyền: Khi nói đến thẩm quyền, nghĩa trong một bối cảnh nhất định, có quyền đưa ra các quyết định liên quan, thiết lập hoặc cải tiến các thủ tục, áp dụng các nguồn lực của dự án, chi tiêu ngân sách hoặc đưa ra các phê duyệt. Quyền hạn được trao từ thực thể này sang thực thể khác, cho dù được thực hiện một cách rõ ràng hay ngầm định.
Accountability - Trách nhiệm giải trình: Có thể giải trình được cho một kết quả. Trách nhiệm giải trình không được chia sẻ. (Có thể hiểu là chịu trách nhiệm sau cùng).
Responsibility - Trách nhiệm thực hiện: Điều kiện bắt buộc phải làm hoặc hoàn thành một việc gì đó. Trách nhiệm thực hiện có thể được chia sẻ.

Bất kể ai chịu trách nhiệm giải trình hoặc chịu trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể của dự án, một nhóm dự án hợp tác có trách nhiệm tập thể đối với các kết quả của dự án.

Một nhóm dự án đa dạng có thể làm phong phú thêm môi trường dự án bằng cách tập hợp các quan điểm khác nhau. Nhóm dự án có thể bao gồm nhân viên nội bộ của tổ chức, những người làm việc theo hợp đồng, tình nguyện viên hoặc các bên thứ ba bên ngoài. Ngoài ra, một số thành viên trong nhóm dự án tham gia dự án trên cơ sở ngắn hạn để làm việc trên một công việc cụ thể được giao, trong khi các thành viên khác được giao cho dự án trên cơ sở dài hạn. Việc tích hợp những cá nhân này với một nhóm dự án có thể là một thử thách với tất cả những người tham gia. Văn hóa tôn trọng của nhóm cho phép tạo ra sự khác biệt và tìm cách tận dụng chúng một cách hiệu quả, khuyến khích quản lý xung đột hiệu quả.

Một khía cạnh khác của môi trường nhóm dự án hợp tác là việc kết hợp các tiêu chuẩn hành nghề, quy tắc đạo đức và các hướng dẫn khác là một phần của công việc chuyên môn trong nhóm dự án và tổ chức. Các nhóm dự án xem xét cách các hướng dẫn này có thể hỗ trợ nỗ lực của họ để tránh xung đột có thể xảy ra giữa các bộ phận và các hướng dẫn đã thiết lập mà họ sử dụng.

Môi trường nhóm dự án hợp tác thúc đẩy việc trao đổi thông tin và kiến thức cá nhân tự do. Điều này cũng làm tăng khả năng học tập chung và phát triển cá nhân, đồng thời mang lại kết quả tích cực. Môi trường nhóm dự án hợp tác cho phép mọi người đóng góp nỗ lực hết mình để mang lại kết quả mong muốn cho tổ chức. Tiếp sau đó, tổ chức sẽ được hưởng lợi từ các thành quả, kết quả mà tổ chức tôn trọng cũng như nâng cao các giá trị, nguyên tắc và văn hóa nền tảng của tổ chức.

Tương tác hiệu quả với các bên liên quan

Bảng 3 - Tương tác hiệu quả với các bên liên quan

Các bên liên quan có thể là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc nhận thức được bản thân bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động hoặc kết quả của danh mục đầu tư, chương trình hoặc dự án. Các bên liên quan cũng ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến dự án, hiệu suất hoặc kết quả của dự án theo cách tích cực hoặc tiêu cực.

Các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của dự án, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

Phạm vi / yêu cầu: bằng cách tiết lộ nhu cầu thêm, điều chỉnh hoặc loại bỏ các yếu tố của phạm vi và / hoặc yêu cầu của dự án;
Tiến độ: bằng cách đưa ra các ý tưởng để đẩy nhanh tiến độ chuyển giao hoặc bằng cách làm chậm hoặc ngừng việc chuyển giao các hoạt động chính của dự án;
Chi phí: bằng cách giúp giảm hoặc loại bỏ các khoản chi tiêu theo kế hoạch hoặc bằng cách thêm các bước, yêu cầu hay hạn chế làm tăng chi phí hoặc yêu cầu nguồn lực bổ sung;
Nhóm dự án: bằng cách hạn chế hoặc cho phép sử dụng những người có kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để mang lại kết quả dự kiến và thúc đẩy văn hóa học tập;
Các kế hoạch: bằng cách cung cấp thông tin cho các kế hoạch hoặc bằng cách ủng hộ các thay đổi các hoạt động và công việc đã thỏa thuận;
Kết quả: bằng cách cho phép hoặc ngăn chặn công việc cần thiết để đạt được kết quả mong muốn;
Văn hóa: bằng cách thiết lập hoặc tạo ảnh hưởng - hay thậm chí xác định - mức độ và tính chất tham gia của nhóm dự án và tổ chức rộng hơn;
Hiện thực hóa lợi ích: bằng cách tạo ra và xác định các mục tiêu dài hạn để dự án mang lại giá trị đã định;
Rủi ro: bằng cách xác định các ngưỡng rủi ro của dự án, cũng như tham gia vào các hoạt động quản lý rủi ro tiếp theo;
Chất lượng: bằng cách xác định và yêu cầu các yêu cầu chất lượng; và
Thành công: bằng cách xác định các yếu tố thành công và tham gia đánh giá thành công.

Các bên liên quan có thể đến và đi trong suốt vòng đời của dự án. Ngoài ra, mức độ quan tâm, ảnh hưởng hoặc tác động của một bên liên quan có thể thay đổi theo thời gian. Các bên liên quan, đặc biệt là những người có mức độ ảnh hưởng cao và có quan điểm không thuận lợi hoặc trung lập về dự án, cần phải tham gia một cách hiệu quả để lợi ích, mối quan tâm và quyền của họ được hiểu rõ. Sau đó, nhóm dự án có thể giải quyết những mối quan tâm này thông qua sự tham gia và hỗ trợ hiệu quả dẫn đến xác suất của một kết quả dự án thành công là cao nhất.

Xác định, phân tích và chủ động tham gia với các bên liên quan từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án giúp tạo ra thành công.

Nhóm dự án là một nhóm các bên liên quan. Nhóm các bên liên quan này thu hút các bên liên quan khác để có thể hiểu, xem xét, giao tiếp, cũng như đáp ứng các sở thích, nhu cầu và ý kiến của họ.

Hiệu suất và hiệu quả của sự gắn kết và giao tiếp bao gồm xác định cách thức, thời điểm, tần suất và trong những trường hợp mà các bên liên quan muốn - và nên tham gia. Giao tiếp là một phần quan trọng của sự gắn kết; tuy nhiên, sự gắn kết nghiên cứu sâu hơn bao gồm nhận thức về ý tưởng của những người khác, sự tiếp nhận các quan điểm khác và định hình chung về một giải pháp được chia sẻ. Sự gắn kết bao gồm việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ vững chắc thông qua giao tiếp thường xuyên, giao tiếp 2 chiều. Nó khuyến khích sự hợp tác thông qua các cuộc họp tương tác, gặp mặt trực tiếp, đối thoại không chính thức và các hoạt động chia sẻ kiến thức.

Sự gắn kết của các bên liên quan chủ yếu dựa vào các kỹ năng giữa các cá nhân, bao gồm chủ động, chính trực, trung thực, hợp tác, tôn trọng, đồng cảm và tự tin. Những kỹ năng và thái độ này có thể giúp mọi người thích nghi với công việc với nhau, tăng khả năng thành công.

Sự gắn kết giúp các nhóm dự án phát hiện, thu thập, đánh giá thông tin, dữ liệu và ý kiến. Điều này tạo ra sự hiểu biết chung và sự liên kết, giúp tạo ra các kết quả của dự án. Ngoài ra, các hoạt động này giúp nhóm dự án điều chỉnh dự án để xác định, điều chỉnh và ứng phó với các tình huống thay đổi.

Các nhóm dự án tích cực gắn kết các bên liên quan khác trong suốt dự án để giảm thiểu các tác động tiêu cực tiềm ẩn và tối đa hóa các tác động tích cực. Sự gắn kết của các bên liên quan cũng tạo cơ hội cho việc thực hiện và mang lại kết quả dự án mạnh mẽ hơn ngoài việc tăng sự hài lòng của các bên liên quan. Cuối cùng, gắn kết các bên liên quan khác giúp nhóm dự án tìm ra các giải pháp có thể được nhiều bên liên quan chấp nhận hơn.

Tập trung vào giá trị

Bảng 4 - Tập trung vào giá trị

Giá trị, bao gồm cả kết quả từ quan điểm của khách hàng hoặc người dùng cuối, là chỉ số thành công cuối cùng và là động lực của các dự án. Giá trị tập trung vào kết quả của các sản phẩm được chuyển giao. Giá trị của một dự án có thể được thể hiện dưới dạng đóng góp tài chính cho tổ chức tài trợ hoặc tiếp nhận. Giá trị có thể là thước đo của lợi ích công cộng đạt được, ví dụ, lợi ích xã hội hoặc lợi ích được nhận thức của khách hàng từ kết quả dự án. Khi dự án là một thành phần của chương trình, đóng góp của dự án vào kết quả chương trình có thể thể hiện giá trị.

Nhiều dự án, mặc dù không phải tất cả, đều được bắt đầu dựa trên một đề án kinh doanh (business case). Các dự án có thể được bắt đầu do bất kỳ nhu cầu nào được xác định để cung cấp hoặc sửa đổi quy trình, sản phẩm hay dịch vụ, chẳng hạn như hợp đồng, bản kê khai công việc hoặc các tài liệu khác. Trong mọi trường hợp, mục đích của dự án là cung cấp kết quả mong muốn đáp ứng nhu cầu với một giải pháp có giá trị. Một đề án kinh doanh có thể chứa thông tin về sự liên kết chiến lược, đánh giá mức độ rủi ro, nghiên cứu tính khả thi về kinh tế, lợi tức đầu tư, các cách đo lường, đánh giá và các phương pháp tiếp cận thay thế. Đề án kinh doanh có thể nêu đóng góp giá trị dự kiến của kết quả dự án theo định tính hoặc định lượng, hoặc cả hai. Một đề án kinh doanh chứa ít nhất các yếu tố hỗ trợ và liên quan đến nhau:

Business need - Nhu cầu kinh doanh: Doanh nghiệp cung cấp cơ sở lý luận cho dự án, giải thích lý do tại sao dự án được thực hiện. Nó bắt nguồn từ các yêu cầu kinh doanh sơ bộ, được phản ánh trong điều lệ dự án hoặc tài liệu ủy quyền khác. Nó cung cấp thông tin chi tiết về các mục đích và mục tiêu kinh doanh. Nhu cầu kinh doanh có thể dành cho tổ chức hoạt động, tổ chức khách hàng, sự hợp tác của các tổ chức hoặc phúc lợi cộng đồng. Tuyên bố rõ ràng về nhu cầu kinh doanh giúp nhóm dự án hiểu được các động lực kinh doanh cho trạng thái tương lai và cho phép nhóm dự án xác định các cơ hội hoặc vấn đề để tăng giá trị tiềm năng từ kết quả dự án.
Project justification - Sự chứng minh dự án: Sự chứng minh dự án được kết nối với nhu cầu kinh doanh. Nó giải thích lý do tại sao nhu cầu kinh doanh đáng để đầu tư và tại sao nó cần được giải quyết vào lúc này. Chứng minh dự án đi kèm với phân tích chi phí - lợi ích và các giả định.
Business strategy - Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh là lý do của dự án và mọi nhu cầu đều liên quan đến chiến lược để đạt được giá trị.

Hoặc chúng ta có thể kết hợp nhu cầu kinh doanh, chứng minh của dự án và chiến lược kinh doanh với nhau, ngoài các lợi ích và các thỏa thuận có thể, nó còn cung cấp cho nhóm dự án thông tin cho phép họ đưa ra các quyết định sáng suốt để đáp ứng hoặc vượt quá giá trị kinh doanh dự kiến.

Các kết quả mong muốn cần được mô tả rõ ràng, đánh giá lặp đi lặp lại và cập nhật trong suốt dự án. Trong vòng đời của nó, một dự án có thể trải qua sự thay đổi và nhóm dự án sau đó sẽ điều chỉnh để đáp ứng. Nhóm dự án liên tục đánh giá tiến độ và hướng dự án dựa trên kết quả đầu ra, đường cơ sở và đề án kinh doanh mong muốn để xác nhận rằng dự án vẫn phù hợp với nhu cầu và sẽ mang lại kết quả như dự kiến. Ngoài ra, đề án kinh doanh được cập nhật để nắm bắt cơ hội hoặc giảm thiểu vấn đề được xác định bởi nhóm dự án và các bên liên quan khác. Nếu dự án hoặc các bên liên quan không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh, hay nếu dự án dường như không thể cung cấp giá trị dự kiến, tổ chức có thể chọn chấm dứt nỗ lực.

Giá trị là thứ quý giá, tầm quan trọng hoặc hữu ích của một cái gì đó. Giá trị là chủ quan, theo nghĩa là cùng một khái niệm có thể có giá trị khác nhau đối với những người và tổ chức khác nhau. Điều này xảy ra bởi vì những gì được coi là lợi ích phụ thuộc vào các chiến lược của tổ chức, từ lợi ích tài chính ngắn hạn, lợi ích dài hạn và thậm chí cả các yếu tố phi tài chính. Bởi vì tất cả các dự án đều có nhiều bên liên quan, các giá trị khác nhau được tạo ra cho mỗi nhóm các bên liên quan phải được xem xét và cân bằng với tổng thể, đồng thời đặt ưu tiên trên quan điểm của khách hàng.

Trong bối cảnh của một số dự án, có thể có các hình thức kỹ thuật định giá trị khác nhau nhằm tối đa hóa giá trị cho khách hàng, cho tổ chức thực hiện hoặc các bên liên quan khác. Một ví dụ về điều này bao gồm việc cung cấp chức năng và mức chất lượng cần thiết với mức độ rủi ro có thể chấp nhận được, trong khi sử dụng ít tài nguyên nhất có thể và tránh lãng phí. Đôi khi, đặc biệt là trong các dự án thích ứng không có phạm vi cố định từ trước, nhóm dự án có thể tối ưu hóa giá trị bằng cách làm việc với khách hàng để xác định tính năng nào đáng đầu tư và tính năng nào có thể không đủ giá trị để theo đuổi.

Để hỗ trợ việc hiện thực hóa giá trị từ các dự án, các nhóm dự án chuyển trọng tâm từ các giao phẩm sang các kết quả dự kiến. Làm như vậy cho phép các nhóm dự án đưa ra tầm nhìn hoặc mục đích của dự án, thay vì chỉ đơn giản là tạo ra một giao phẩm cụ thể. Mặc dù sản phẩm cung cấp có thể hỗ trợ kết quả dự án dự kiến, nhưng nó có thể không hoàn toàn đạt được tầm nhìn hoặc mục đích của dự án. Ví dụ: khách hàng có thể muốn một giải pháp phần mềm cụ thể vì họ nghĩ rằng giải pháp đó giải quyết được nhu cầu kinh doanh để có năng suất cao hơn. Phần mềm là đầu ra của dự án, nhưng bản thân phần mềm không tạo ra kết quả năng suất như dự kiến. Trong trường hợp này, việc bổ sung một chương trình đào tạo và huấn luyện mới về cách sử dụng phần mềm có thể mang lại kết quả năng suất tốt hơn. Nếu kết quả đầu ra của dự án không đạt được năng suất cao hơn, các bên liên quan có thể cảm thấy rằng dự án đã thất bại. Do đó, các nhóm dự án và các bên liên quan khác cần hiểu cả giao phẩm và kết quả dự kiến từ giao phẩm.

Giá trị đóng góp của công việc dự án có thể là thước đo ngắn hạn hoặc dài hạn. Vì đóng góp giá trị có thể được trộn lẫn với đóng góp từ các hoạt động điều hành, nên có thể khó tách biệt. Khi dự án là một thành phần của chương trình, việc đánh giá giá trị ở cấp chương trình cũng có thể cần thiết để định hướng dự án một cách phù hợp. Một đánh giá đáng tin cậy về giá trị nên xem xét toàn bộ bối cảnh và toàn bộ vòng đời của đầu ra dự án. Mặc dù giá trị được hiện thực hóa theo thời gian, nhưng các quy trình hiệu quả có thể cho phép hiện thực hóa lợi ích sớm. Với việc triển khai có hiệu quả và có hiệu suất tốt, các nhóm dự án có thể chứng minh hoặc đạt được các kết quả như bàn giao được các hạng mục ưu tiên, dịch vụ khách hàng tốt hơn hoặc môi trường làm việc được cải thiện. Bằng cách làm việc với các nhà lãnh đạo tổ chức, những người chịu trách nhiệm đưa các sản phẩm của dự án vào sử dụng, các nhà lãnh đạo dự án có thể đảm bảo rằng các giao phẩm được đặt ở đúng vị trí để thực hiện các kết quả theo kế hoạch.

Xem tiếp:
Phần 2
Phần 3

Theo Atoha