CHU TRÌNH PHÁT TRIỂN BẤT ĐỘNG SẢN tại VIỆT NAM.
Quản trị chiến lược - Ứng phó với các thay đổi và biến động.
KIỂM SOÁT TUÂN THỦ PHÁP LUẬT.
(Phần 01: Khởi động một số nội dung cơ sở.)
“Đa phần chúng ta sợ THAY ĐỔ. Ngay cả khi LÝ TRÍ của chúng ta nói rằng thay đổi là lẽ thường, bụng dạ của chúng ta thì lại không yên với VIỄN CẢNH đó. Nhưng đối với các chiến lược gia và các nhà quản lý hiệu quả hiện nay, không có LỰA CHỌN nào khác ngoài việc phải thay đổi”
Robert Waterman Jr.
Thưa các anh chị em và bạn hữu thân mến.
Từng ngày, từng ngày qua cá nhân tôi như đang bừng tỉnh giấc mộng về VIỄN CẢNH của nghề. (Phạm trù hẹp), những Ảo Mộng về một thời kỳ rực rỡ đã được kéo về với thực tại.
Nó đã giúp bản thân tôi ĐỊNH VỊ lại trong chính bản thân mình những tầm nhìn mới, mục tiêu mới, tìm kiếm những cơ hội lẩn khuất đằng sau màn sương mờ ảo của những thách thức đang đón chờ mình ở Tương lai.
Trở lại cụm chủ đề nêu trên, tôi cũng tranh thủ chia sẻ cùng mọi người về cơ sở luận của cá nhân tôi hình thành nên Mối quan tâm mật thiết này đến từ Lý thuyết của Thầy John P. Kotter về phạm vi quản lý sự thay đổi, Thầy Fred R. David về Quản trị Chiến lược, Thầy Peter F.Drucker về phạm vi các nguyên tắc về nguyên lý quản trị hiệu quả mang tính phổ quát, và thông qua thực hành về quản lý, điều hành dự án từ thầy Eric hướng dẫn và cầm tay chỉ việc. Đồng thời nhấn mạnh về vai trò kiêm nhiệm trực tiếp vai trò Chuyên viên kiểm soát tuân thủ dự án tại 03 dự án Khu đô thị.
Trước đây khi làm các công việc có liên quan trực tiếp đến việc thiết lập nội dung, tổng hợp báo cáo, kiểm soát, theo dõi tiến trình thực hiện tôi vẫn chưa tường tỏ về nhiều khía cạnh sâu sắc của tính TUÂN THỦ - QUẢN TRỊ TUÂN THỦ - QUẢN TRỊ RỦI RO. Và mãi đến cách đây 03 tuần khi tôi được cắt cử đi nghe chú Thành giảng về Kinh nghiệm và điều hành doanh nghiệp trên đường đua mới, trong đó có đoạn chú giải thích về Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát nội bộ, Tổng giám đốc, quy chế, quy trình và phân quyền phân nhiệm cho các phạm vi về tổ chức điều hành trong doanh nghiệp. Chú nói về Mô hình vận hành lý tưởng của doanh nghiệp dựa trên mô hình phân quyền của Môngtexkiơ - Tam quyền phân lập, dùng quyền lực kiểm soát và kiểm chế quyển lực và nêu bật lên bởi Case Study là Hiến pháp Tư sản - Hoa Kỳ. Và có 01 ý rõ ràng rằng mà chú Thành đã nhấn mạnh rằng vai trò của Kiểm soát nội bộ chính là những người đang được HĐQT ủy thác cho giám sát thực thi và kiểm soát rủi ro, thúc đẩy tiến trình cải tiến hệ thống.
SỰ TUÂN THỦ TRONG DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?
Sự tuân thủ đề cập đến trạng thái đáp ứng hoặc vận hành đúng đắn theo các Quy tắc/Quy định trong Chính sách nội bộ và Hệ thống pháp lý quốc gia quản lý. Nó thường được hiểu là quá trình đảm bảo công ty và các nhân viên của Công ty bạn tuân thủ tất cả các Luật, Quy định, Tiêu chuẩn của Nhà nước cũng như các Chính sách nội bộ mà công ty bạn đã đặt ra.
Quá trình tuân thủ phải được liên tục. Các doanh nghiệp lớn thường thiết lập thành hẳn một chương trình tuân thủ để quản lý kiểm soát tuân thủ của họ một cách nhất quán và chính xác theo thời gian.
MỤC ĐÍCH CỦA CHƯƠNG TRÌNH KIỂM SOÁT TUÂN THỦ?
Hiểu một cách đơn giản và rất thực tế thì mục đích của các hoạt động kiểm soát tuân thủ chính là để bảo vệ Doanh nghiệp của bạn.
Chú trọng vào hoạt động kiểm soát tuân thủ sẽ giúp Doanh nghiệp của bạn: tránh lãng phí chi phí không đáng có, chống gian lận trong hệ thống, chống lạm dụng, chống vi phạm và xâm phạm khiến Doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro.
Chương trình hay kế hoạch kiểm soát tuân thủ thực sự cần được đặt ra và thực hiện nghiêm túc ở quy mô toàn Công ty, từ việc quản lý tuân thủ các quy định bên ngoài và chính sách nội bộ đến việc đào tạo toàn diện cho nhân viên. Bằng cách đảm bảo tất cả các bộ phận và nhân viên đang làm việc trong trạng thái đáp ứng và duy trì các tiêu chuẩn, bạn có thể giảm thiểu rủi ro về các lỗi và vi phạm lớn.
Xét cho cùng, nhân viên không thể chịu trách nhiệm cho những quy tắc/quy định mà họ không biết là tồn tại, hoặc biết nhưng không hiểu về chúng. Nên mọi chương trình tuân thủ đều có một quy trình đào tạo, hướng dẫn, tập huấn cho nhân viên. Khi họ hiểu được những việc/tiêu chuẩn họ nên làm, phải làm thì nhân viên của bạn có thể tập trung vào các mục tiêu lớn hơn của Công ty và giúp các hoạt động diễn ra suôn sẻ theo các Quy trình và Chính sách. Hơn nữa, khi nhân viên được đào tạo thích hợp về các yêu cầu tuân thủ, họ có nhiều khả năng nhận ra và báo cáo hoạt động vi phạm hơn để giúp bạn phát hiện lỗi trong hệ thống và xử lý.
Trong trường hợp không may Công ty của bạn phải đối mặt với một vụ kiện, chương trình tuân thủ đang được thực hiện sẽ giúp ích trong công ty thông qua việc lưu giữ lịch sử và tiến trình hoạt động trong báo cáo tuân thủ.
…
Đọc các lý thuyết nêu trên này trong đầu tôi mới hiện về các ký ức xa xưa của một thời tôi cũng từng làm những công việc nho nhỏ tương tự, đó là những năm tháng là thành viên trong một Ban QLDA, khi đó khái niệm đa nhiệm tích hợp đã lần đầu tiên tới với bản thân tôi, ngoài việc tối ưu hóa bộ máy quản lý và điều hành dự án xuống cấp nhỏ nhất có thể cũng là lúc tiến trình thực hiện dự án cũng là tiến trình thúc đẩy khả năng L&D khả năng tự học và tạo thành nên tảng văn hóa học tập trong nhóm và tổ chức bắt đầu. (Tôi vừa làm quản lý thiết kế, kiểm soát tuân thủ), đối với vai trò triển khai kiểm soát tuân thủ, đầu tiên tôi được Ban PC ban hành một quy quy trình hướng dẫn chi tiết về việc triển khai Kiểm tuân thủ pháp luật từ tập đoàn, 1 bộ chi tiết cho từng phạm vi KHUNG THỰC HIỆN, các phạm vi thực hiện thuộc Ban QLDA phải triển khai bao gồm:
-
Khảo sát xây dựng
-
Thiết kế, lập dự toán xây dựng.
-
Khởi công xây dựng.
-
Tổ chức thi công xây dựng (Chủ đầu tư)
-
Giám sát thi công xây dựng.
-
An toàn thi công trong xây dựng.
-
Nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng.
-
Lập và lưu trữ sổ sách kế toán.
-
Kê khai và hoạch toán thuế.
-
Lao động.
-
QUY ĐỊNH NỘI BỘ CỦA TẬP ĐOÀN.
(Của một doanh nghiệp hay tập đoàn thì có khoảng 300 phạm vi tùy vào mức độ và phạm vi hoạt động của các ngành nghề và lĩnh vực mà chủ thể doanh nghiệp hoạt động).
Tôi phải ngồi Fillter ra các Checklist cụ thể của các vấn đề liên quan đến hoạt động thường ngày của dự án.
Rồi gán vào một danh mục báo cáo Kiểm tuân thủ bên dưới.
Việc làm này khá thú vị, nó cung cấp cho tôi cụ thể các nội dung chi tiết được trích lọc và triết từ văn bản pháp luật, văn bản quy chế, quy trình của tập đoàn, giúp tôi nắm bắt sự việc ở mức độ thực thi, không phải những ngôn từ pháp lý mang tính phổ quát và chung chung, đồng thời với các nội dung nào tôi muốn nắm bắt GỐC RỂ - ĐƯỜNG CƠ CỞ LUẬN thì truy ngược lại từ ghi chú của các anh chị làm Pháp chế đã soạn sẵn. Sau này tôi rất biết ơn các luật sư ban Pháp chế đã làm một việc tốt và giúp tôi làm quen với pháp lý đầu tư nhanh và hiểu sâu như thế.
Sau khi gán xong Bộ Khung thì tùy theo từng giai đoạn và từng phạm vi hàng tháng tôi có trách nhiệm rà soát tài liệu và các việc theo KHUNG CHECKLIST tổng thể, xem khi nào thì phải có văn bản thỏa thuận đấu nối từ PTDA để cho anh em đào mương, đào đường, khi nào có văn bản chấp thuận xả thải để cho vận hành … gần như khi làm việc này, mạng lưới thông tin và các chủ thể liên quan là gần như phủ hết các bên.
Việc làm này rất tích cực, nó kiểm soát các VƯỚNG MẮC, việc thiếu tuân thủ có thể tạo ra Lỗ hổng về mặt đáp ứng pháp luật đầu tư, nó tạo ra các MỐC PHÁP LÝ quan trọng để dự án cần quan tâm và theo dõi đôn đốc các bên liên quan, cũng như đảm bảo rằng có ĐỦ THỜI GIAN để giải quyết các nhiệm vụ đòi hỏi tiến trình để tránh những nhiệm vụ không nằm trên đường GĂNG, mà sau cái gì cũng nằm trên đường Găng thì toi.
Đồng thời, khi áp dụng mô hình tư duy dạng thực hành này lại giúp tôi học cách trích lọc đọc được các tài liệu văn bản pháp quy rất thuận lợi.
Anh chị em đang làm vai trò Leader, hoặc phụ trách chính các nhiệm vụ như kiểm soát tuân thủ và báo cáo kiểm soát RỦI RO trong các phạm vi hãy lưu ý tới điều này nhé.
Và đây là một trong những huyết mạch của việc trưởng thành của tổ chức và nền tảng căn cơ mà thầy Eric đã luôn nhắc anh em tôi thông qua nguyên tắc
“Lỗ nhỏ đắm thuyền”.
Cũng chia sẻ cùng các anh chị 01 Template đã cũ từ nhiều năm trước tôi sử dụng để có thêm Ý tưởng áp dụng cho công việc của mình nhé, mọi người dựa trên Khung cơ sở này vận dụng các văn bản pháp quy mới để đổ cơ sở dữ liệu về Update hoàn chỉnh nhé. Và cũng bổ sung thêm là hiện nay ngành xây dựng nói riêng đã có Nghị định 16/2022 Quy định xử phạt vi phạm hành chính về xây dựng rất chi tiết, nên sẽ có thêm mức độ cụ thể về RỦI RO về tài chính bên trong nhé.
https://1drv.ms/u/s!Ai33_Y_fgnpbi7QQCiutAUkiIE4EjQ?e=ZGA864
Luôn chúc phúc tới tất cả.
Thân .
Mr Funny. (Fb: Nguyễn Hiếu)