Quản lý dự án xây dựng (CPM) là gì?
Quản lý dự án xây dựng là quá trình điều phối các hoạt động từ khâu thiết kế đến khâu hoàn thành để đạt được mục tiêu của dự án trong phạm vi thời gian, ngân sách và chất lượng được đặt ra ban đầu. Điều này bao gồm việc quản lý tài nguyên, lập kế hoạch, giám sát tiến độ, quản lý rủi ro và giải quyết vấn đề.
Những thách thức rất riêng chỉ có trong dự án xây dựng
Trong quản lý một dự án xây dựng, điều đặc biệt quan trọng là phải chú ý đến các yếu tố phụ thuộc của dự án và các phương thức để đảm bảo an toàn khi thi công. Tuy có những điểm tương đồng với một dự án thông thường, nhưng dự án xây dựng cũng có những điểm rất khác biệt mà người làm quản lý dự án cần chú ý.
Dự án xây dựng luôn cần sự phối hợp làm việc giữa rất nhiều bên. Tuy không cùng một đơn vị quản lý nhưng tất cả phải hợp tác rất chặt chẽ với nhau khi làm cùng một dự án, các thành phần trong một dự án có thể bao gồm:
- Chủ đầu tư
- Giám sát dự án
- Khách hàng
- Quản lý dự án
- Kỹ sư
- Kiến trúc sư
- Thiết kế
- Thầu chính
- Thầu phụ
- Quy hoạch đô thị
- Kỹ sư xây dựng
- Pháp lý
6 giai đoạn trong quản lý dự án xây dựng
Thông thường, một dự án xây dựng thường bao gồm sáu giai đoạn. Một số giai đoạn dài hơn những giai đoạn khác, nhưng hãy làm theo quy trình sáu bước này để giảm tối đa rủi ro và tăng tỉ lệ thành công của dự án.
1. Khởi đầu
Phần đầu tiên của bất kỳ dự án nào, bao gồm dự án xây dựng, là giai đoạn khởi đầu. Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn Khái niệm (conception). Trong giai đoạn này, nhóm dự án sẽ làm việc với khách hàng để hiểu nhu cầu của họ và đưa ra phương án thích hợp. Có thể cần thực hiện một nghiên cứu khả thi (feasibility study) hoặc đề án kinh doanh (business case) để phân tích khả năng thực hiện dự án. Tuy nhiên, ngay cả khi không thực hiện được những phân tích này, việc lập bản phác thảo thiết kế là rất quan trọng để đảm bảo rằng khách hàng và nhóm thiết kế đang thật sự hiểu nhau.
2. Tiền thi công
Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, bạn cần bắt đầu giai đoạn tiền thiết kế trước khi bắt đầu thực hiện dự án xây dựng. Giai đoạn này rất quan trọng để tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng. Trong giai đoạn này, bạn cần làm rõ các điểm sau đây:
- Đâu là các mốc quan trọng của dự án cần tham khảo ý kiến của khách hàng.
- Thống nhất cách giao tiếp với khách hàng (kênh giao tiếp, thời điểm giao tiếp thích hợp,…)
- Nguồn thông tin chính thức của dự án.
- Kế hoạch quản lý rủi ro của dự án.
- Kế hoạch dự án và các yếu tố phụ thuộc trong dự án.
- Ngân sách của dự án và cách phân bổ chi phí.
- Mục tiêu cuối cùng của dự án.
Bằng cách làm rõ các yếu tố này, bạn sẽ có kế hoạch dự án chi tiết và rõ ràng hơn, giúp đảm bảo thành công cho dự án xây dựng.
3. Thực hiện dự án
Sau khi đã lên kế hoạch một cách kỹ càng, giờ là lúc bắt tay vào thực hiện dự án.
Một trong những điều quan trọng nhất cần lưu ý trong giai đoạn thực hiện dự án là giao tiếp. Giao tiếp kém là một trong những lý do phổ biến nhất dẫn đến dự án thất bại, đặc biệt trong ngành xây dựng. Nếu nhà thầu chính không định nghĩa được một cách thức rõ ràng để tất cả mọi người đều cập nhật được thông tin khi có sự thay đổi, nhất là trong trường hợp thay đổi nhân sự/đối tác, bạn sẽ không bao giờ có thể hoàn thành dự án đúng hạn và trong ngân sách.
Để thực hiện dự án thành công, cần thiết phải có một kế hoạch giao tiếp rõ ràng và thống nhất một nơi lưu trữ thông tin dự án chính thức. Việc ghi lại các cuộc trò chuyện với khách hàng, cập nhật thông tin của các đối tác và báo cáo tiến độ dự án tại một nơi duy nhất sẽ giúp tránh lặp lại những sai lầm và giúp bạn đạt được các mục tiêu trong thời gian và ngân sách đã đề ra.
4. Bàn giao dự án
Sau khi dự án hoàn thành, bạn tiến hành giai đoạn đưa vào sử dụng. Giai đoạn này bao gồm ba bước:
4.1. Kiểm tra lần cuối
Trước khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng, cần đảm bảo rằng không có lỗi nào bị bỏ sót. Dành thời gian để kiểm tra từng chi tiết của công trình để đảm bảo không có lỗi. Ghi lại tất cả những lỗi tìm thấy được vào một check-list để thực hiện sửa chữa ngay sau đó.
4.2. Bàn giao sản phẩm cho khách hàng
Sau khi hoàn thành bước kiểm tra nội bộ nội, bước tiếp theo là bàn giao công trình cho khách hàng và hướng dẫn họ về tất cả các công năng, tiện ích của dự án. Khách hàng sẽ muốn kiểm tra qua công trình và chạy thử các hệ thống, thiết bị. Trong giai đoạn này, nếu khách hàng tìm thấy bất kỳ lỗi mới nào, bạn có trách nhiệm sửa chúng nhanh nhất có thể, vì thế hãy cố gắng đảm bảo tất cả các lỗi đã được phát hiện và sửa chữa trước khi bàn giao.
4.3. Hướng dẫn sử dụng tất cả các thiết bị, hệ thống có trong công trình
Để khách hàng chủ động trong việc bảo trì và sửa chữa hệ thống trong tương lai, nhà thầu cần đảm bảo rằng tất cả những hệ thống, thiết bị đều có hướng dẫn rõ ràng. Những hạng mục cần lưu ý gồm hệ thống điện, hệ thống nước, phần mềm, v.v.
5. Quy mô và bảo hành
Sau khi công trình đã đi vào hoạt động, nhà thầu chính vẫn có trách nhiệm bảo hành công trình. Tùy thuộc vào hợp đồng và chính sách về bảo hành công trình xây dựng tại đất nước sở tại. Có hai loại bảo hành: bảo hành theo hợp đồng và bảo hành ngầm định. Làm việc với bộ phận pháp lý nội bộ để nắm rõ trách nhiệm và thời hạn bảo hành của công trình.
6. Đóng dự án
Dự án chỉ chính thức khép lại sau khi thời hạn bảo hành kết thúc. Tuy nghĩa vụ với khách hàng đã được hoàn thành, nhưng vẫn còn một bước nữa để đảm bảo team dự án có sự phát triển và tiến bộ trong các dự án tương lai. Tổ chức một cuộc họp review hậu dự án để rút ra được những bài học từ dự án là một việc rất cần thiết. Doanh nghiệp sẽ cần một nơi để tập hợp tất cả những bài học kinh nghiệm khi làm dự án, như vậy mới đảm bảo rằng khi gặp lại dự án tương tự trong tương lai, team dự án sẽ tránh được những lỗi đã từng xảy ra.