Quản lý thời gian dự án gồm 7 quy trình:
- Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management)
- Định nghĩa hoạt động (Define Activities)
- Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities)
- Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources)
- Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations)
- Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule)
- Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule)
Chi tiết cụ thể từng quy trình:
1. Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management):
This involves the creation of a Schedule Management Plan, as well as the overall management of the schedule.
Điều này liên quan đến việc tạo Kế hoạch quản lý tiến độ, cũng như quản lý tổng thể tiến độ dự án.
Inputs / Các đầu vào
- Project management plan / Kế hoạch quản lý dự án
- Project charter / Điều lệ dự án
- Enterprise environmental factors / Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Organizational process assets / Tài sản quy trình tổ chức
Tools and Techniques / Các công cụ và kỹ thuật
- Expert judgment
- Analytical techniques
- Meetings
Outputs / Các đầu ra
- Schedule management plan / Kế hoạch quản lý tiến độ
2. Định nghĩa hoạt động (Define Activities):
In this step, the activities required to complete the project are defined and itemized. This is different from the work breakdown schedule (WBS) within the project scope management knowledge area in that the activities are more precise. That is, a WBS element will contain multiple activities. That being said, I’ve had small projects where I simply called the WBS and activities one and the same. The PMBOK allows for this on small projects.
Trong bước này, các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án được xác định và chia thành từng mục. Điều này khác với lịch trình phân chia công việc (WBS) trong lĩnh vực kiến thức quản lý phạm vi dự án ở chỗ các hoạt động chính xác hơn. Tức là một phần tử trong WBS sẽ chứa nhiều hoạt động. Như đã nói, tôi từng có những dự án nhỏ mà tôi chỉ đơn giản gọi WBS và các hoạt động là một và giống nhau. PMBOK cho phép điều này đối với các dự án nhỏ.
Inputs / Đầu vào
- Schedule management plan
- Scope baseline
- Enterprise environmental factors
- Organizational process assets
Tools and Techniques
- Decomposition
- Rolling wave planning
- Expert judgment
Outputs / Đầu ra
- Activity list
- Activity attributes
- Milestone list
3. Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities):
At this step the dependencies between the activities are determined. For example, if a task can’t start until the previous one finishes, they have a finish to start relationship. The other alternatives are finish to finish , start to start , or the very rare start to finish . Also involved in this step is the determination of leads and lags , the amount of time required for extracurricular tasks at the beginning or end of the activity.
Ở bước này, sự phụ thuộc giữa các hoạt động được xác định. Ví dụ: nếu một nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó kết thúc, thì chúng có mối quan hệ kết thúc để bắt đầu. Các lựa chọn thay thế khác là kết thúc để kết thúc, bắt đầu để bắt đầu hoặc rất hiếm khi bắt đầu kết thúc. Cũng tham gia vào bước này là việc xác định khách hàng tiềm năng và độ trễ, lượng thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ ngoại khóa khi bắt đầu hoặc kết thúc hoạt động.
Inputs
- Schedule management plan
- Activity list
- Activity attributes
- Milestone list
- Project scope statement
- Enterprise environmental factors
- Organization process assets
Tools and Techniques
- Precedence diagramming method (PDM)
- Dependency determination
- Leads and lags
Outputs
- Project schedule network diagrams
- Project documents updates
4. Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources):
Once the schedule network diagram has been produced, it’s time to estimate the required resources. Resources can include tools, equipment, contractors, or anything else necessary to perform the work on time.
Khi sơ đồ mạng tiến độ đã được tạo, đã đến lúc ước tính các nguồn lực cần thiết. Các nguồn lực có thể bao gồm các công cụ, thiết bị, nhà thầu hoặc bất kỳ thứ gì khác cần thiết để thực hiện công việc đúng thời hạn.
Inputs
- Schedule management plan
- Activity list
- Activity attributes
- Resource calendars
- Risk register
- Activity cost estimates
- Enterprise environmental factors
- Organizational process assets
Tools and Techniques
- Expert judgment
- Alternative analysis
- Published estimating data
- Bottom-up estimating
- Project management software
Outputs
- Activity resource requirements
- Resource breakdown structure
- Project documents updates
5. Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations):
In this step, the required time for each activity is estimated. / Trong bước này, thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động được ước tính.
Inputs
- Schedule management plan
- Activity list
- Activity attributes
- Activity resource requirements
- Resource calendars
- Project scope statement
- Risk register
- Resource breakdown structure
- Enterprise environmental factors
- Organizational process assets
Tools and Techniques
- Expert judgment
- Analogous estimating
- Parametric estimating
- Three-point estimating
- Group decision-making techniques
- Reserve analysis
Outputs
- Activity duration estimates
- Project documents updates
6. Phát triển tiến độ dự án (Develop Project Schedule ):
Once the duration of each activity, and the resources are known, the schedule can be developed. This involves using methods such as the critical path method, critical chain method, and others, to determine the overall completion date of the project. Float times for each activity are also important.
Sau khi đã biết thời lượng của từng hoạt động và các nguồn lực, tiến độ có thể được phát triển. Điều này liên quan đến việc sử dụng các phương pháp như Phương pháp đường găng (Critical path method), Phương pháp chuỗi tới hạn (Critical Chain Method) và các phương pháp khác để xác định ngày hoàn thành tổng thể của dự án. Khoảng thời gian linh hoạt (float) cho mỗi hoạt động cũng rất quan trọng.
Inputs
- Schedule management plan
- Activity list
- Activity attributes
- Project schedule network diagrams
- Activity resource requirements
- Resource calendars
- Activity duration estimates
- Project scope statement
- Risk register
- Project staff assignments
- Resource breakdown structure
- Enteprise environmental factors
- Organization process assets
Tools and Techniques
- Schedule network analysis
- Critical path method
- Critical chain method
- Resource optimization techniques
- Modeling techniques
- Leads and lags
- Schedule compression
- Scheduling tool
Outputs
- Schedule baseline
- Project schedule
- Schedule data
- Project calendars
- Project management plan updates
- Project documents updates
7. Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule ):
The big one is left to the end. What is the most effective way to control the project schedule? The truth is that the PMBOK gives you the mechanics, but this requires a bit of experience and judgement as to how each project management team will control and manage the schedule effectively.
Mục lớn thì để sau cùng. Cách hiệu quả nhất để kiểm soát tiến độ dự án là gì? Sự thật là PMBOK cung cấp cho bạn cơ chế, nhưng điều này đòi hỏi một chút kinh nghiệm và khả năng phán đoán xem mỗi nhóm quản lý dự án sẽ kiểm soát và quản lý lịch trình hiệu quả như thế nào.
Inputs
- Project management plan
- Project schedule
- Work performance data
- Project calendars
- Schedule data
- Organizational process assets
Tools and Techniques
- Performance reviews
- Project management software
- Resource optimization techniques
- Modeling techniques
- Leads and lags
- Schedule compression
- Scheduling tool
Outputs
- Work performance information
- Schedule forecasts
- Change requests
- Project management plan updates
- Project documents updates
- Organizational process assets updates