Many project managers have executed the technical work to perfection only to find out that stakeholders were not satisfied because communication was poor. Thus, project communication is sometimes more important than the technical work.
Nhiều nhà quản lý dự án đã thực hiện công việc kỹ thuật một cách hoàn hảo chỉ để phát hiện ra rằng các bên liên quan không hài lòng vì giao tiếp kém. Do đó, thông tin liên lạc dự án đôi khi quan trọng hơn công việc kỹ thuật.
Of course, the project manager needs to communicate when unexpected events occur. That’s the domain of project risk management. But the ongoing, steady communication with stakeholders that prevents the occurrence of project issues falls under the Project Communications Management knowledge area.
Tất nhiên, giám đốc dự án cần liên lạc khi xảy ra các sự kiện bất ngờ. Điều đó thuộc về lĩnh vực quản lý rủi ro dự án. Tuy nhiên, việc liên lạc liên tục, ổn định với các bên liên quan để ngăn chặn sự xuất hiện của các vấn đề dự án thuộc lĩnh vực kiến thức Quản lý Thông tin liên lạc Dự án.
- Plan Communications Management / Lập kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
- Manage Communications / Quản lý thông tin liên lạc
- Monitor Communications / Kiểm soát thông tin liên lạc
Plan Communications Management / Lập kế hoạch quản lý truyền thông
Many project sins have been forgiven because of good communication. Likewise, when a controversial project is being proposed, the solution is often communication with stakeholders, for example open houses, town hall meetings, and meetings. The project might not even change significantly from its original plan, but the mere communication with stakeholders can often be the deal breaker that allows the project to proceed. Even if the project is not controversial in nature, the PMBOK dictates that standard communication needs such as progress updates, investor circulars, and the like are identified and their content planned out in advance in the form of Communications Management Plan.
Nhiều sai phạm của dự án đã được tha thứ (bỏ qua) vì giao tiếp tốt. Tương tự như vậy, khi một dự án gây tranh cãi đang được đề xuất, giải pháp thường là liên lạc với các bên liên quan, ví dụ như cuộc họp mở, cuộc họp ở tòa thị chính và các cuộc họp. Dự án thậm chí có thể không thay đổi đáng kể so với kế hoạch ban đầu, nhưng việc giao tiếp đơn thuần với các bên liên quan thường có thể là công cụ cho phép dự án tiếp tục. Ngay cả khi dự án không gây tranh cãi về bản chất, PMBOK chỉ ra rằng các nhu cầu thông tin liên lạc tiêu chuẩn như cập nhật tiến độ, thông tư của nhà đầu tư, v.v. được xác định và nội dung của chúng được lên kế hoạch trước dưới dạng Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc.
Inputs / Đầu vào
- Project charter / Điều lệ dự án
- Project management plan / Kế hoạch quản lý dự án
- Resource management plan / Kế hoạch quản lý nguồn lực
- Stakeholder engagement plan / Kế hoạch gắn kết các bên liên quan
- Project documents / Hồ sơ dự án
- Project Requirements documentation / Hồ sơ các yêu cầu dự án
- Stakeholder register / Danh sách các bên liên quan
- Enterprise environmental factors / Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Organizational process assets / Tài sản quy trình tổ chức
Tools & Techniques / Công cụ & Kỹ thuật
- Expert judgment / Nhận định của chuyên gia
- Communication requirements analysis / Phân tích yêu cầu thông tin liên lạc
- Communication technology / Công nghệ thông tin liên lạc
- Communication models / Các mô hình thông tin liên lạc
- Communication methods / Các phương thức thông tin liên lạc
- Interpersonal and team skills / Các kỹ năng xã hội và đội nhóm
- Communication styles assessment / Đánh giá phong cách giao tiếp
- Political awareness / Nhận thức chính trị
- Cultural awareness / Nhận thức về văn hóa
- Data representation / Biểu đạt dữ liệu
- Stakeholder engagement assessment matrix / Ma trận đánh giá sự tham gia của các bên liên quan
- Meetings / Các cuộc họp
Outputs / Đầu ra
- Communications management plan / Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
- Project management plan updates / Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Stakeholder engagement plan / Kế hoạch gắn kết các bên liên quan
- Project documents updates / Cập nhật hồ sơ dự án
- Project schedule / Tiến độ dự án
- Stakeholder register / Danh sách các bên liên quan
Manage Communications / Quản lý thông tin liên lạc
During the project execution phase, managing project communications can be the difference between a successful project and an unsuccessful one. The communications with stakeholders that are identified within the Communications Management Plan are put into practice, and any spontaneous communications are executed as necessary. The process of creating, distributing, and storing the communications is an important part of project management, and requires the constant attention of the project manager.
Trong giai đoạn thực hiện dự án, việc quản lý thông tin liên lạc của dự án có thể là sự khác biệt giữa một dự án thành công và một dự án không thành công. Thông tin liên lạc với các bên liên quan được xác định trong Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc được đưa vào thực tế và mọi thông tin liên lạc tự phát được thực hiện khi cần thiết. Quá trình tạo, phân phối và lưu trữ thông tin liên lạc là một phần quan trọng của quản lý dự án và đòi hỏi sự chú ý liên tục của người quản lý dự án.
Inputs / Đầu vào
- Project management plan / Kế hoạch quản lý dự án
- Resource management plan / Kế hoạch quản lý nguồn lực
- Communications management plan / Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
- Stakeholder engagement plan / Kế hoạch gắn kết các bên liên quan
- Project documents / Các hồ sơ dự án
- Change log / Nhật ký thay đổi
- Issue log / Nhật ký sự cố
- Lessons learned register / Danh sách bài học kinh nghiệm
- Quality report / Báo cáo chất lượng
- Risk report / Báo cáo rủi ro
- Stakeholder register / Danh sách các bên liên quan
- Work performance reports / Báo cáo hiệu suất làm việc
- Enterprise environmental factors / Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Organizational process assets / Tài sản quy trình tổ chức
Tools & Techniques / Công cụ & Kỹ thuật
- Communication technology / Công nghệ thông tin liên lạc
- Communication methods / Các phương thức thông tin liên lạc
- Communication skills / Các kỹ năng thông tin liên lạc
- Communication competence / Năng lực thông tin liên lạc
- Feedback / Phản hồi
- Nonverbal / Phi ngôn ngữ
- Presentations / Thuyết trình
- Project management information systems / Quản lý hệ thống thông tin dự án
- Project reporting / Báo cáo dự án
- Interpersonal and team skills / Các kỹ năng xã hội và đội nhóm
- Active listening / Nghe chủ động
- Conflict management / Quản lý xung đột
- Cultural awareness / Nhận thức về văn hóa
- Meeting management / Quản lý cuộc họp
- Networking / Xây dựng mạng lưới
- Political awareness / Nhận thức chính trị
- Meetings / Các cuộc họp
Outputs / Đầu ra
- Project communications / Thông tin liên lạc dự án
- Project management plan updates / Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Communications management plan / Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
- Stakeholder engagement plan / Kế hoạch gắn kết các bên liên quan
- Project documents updates / Cập nhật hồ sơ dự án
- Issue log / Nhật ký sự cố
- Lessons learned register / Danh sách các bài học kinh nghiệm
- Project schedule / Tiến độ dự án
- Risk register / Danh sách các rủi ro
- Stakeholder register / Danh sách các bên liên quan
- Organizational process assets updates / Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
Monitor Communications / Giám sát thông tin liên lạc
Because project communication is so important to the overall success of a project, strong project control should be present. This process involves asking whether the project communications at the current point in the project have been adequate. As part of the Monitoring & Controlling process group, the project manager must include project communication control at regular project status update points. At the same time as earned value analysis, quality control, scope validation, and the other project control items take place, the project manager must ensure that each stakeholder has received the appropriate communication and whether anything should change.
Bởi vì thông tin liên lạc dự án rất quan trọng đối với sự thành công chung của một dự án, nên cần có sự kiểm soát dự án chặt chẽ. Quá trình này liên quan đến việc hỏi xem thông tin liên lạc của dự án tại thời điểm hiện tại trong dự án đã đầy đủ chưa. Là một phần của nhóm quy trình Giám sát & Kiểm soát, người quản lý dự án phải bao gồm việc thường xuyên kiểm soát thông tin liên lạc dự án tại các điểm cập nhật trạng thái dự án. Đồng thời với việc phân tích giá trị thu được, kiểm soát chất lượng, xác nhận phạm vi và các hạng mục kiểm soát dự án khác, người quản lý dự án phải đảm bảo rằng mỗi bên liên quan đã nhận được thông tin liên lạc phù hợp và liệu có điều gì nên thay đổi hay không.
Inputs / Đầu vào
- Project management plan / Kế hoạch quản lý dự án
- Resource management plan / Kế hoạch quản lý nguồn lực
- Communications management plan Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
- Stakeholder engagement plan / Kế hoạch gắn kết các bên liên quan
- Project documents / Các hồ sơ dự án
- Issue log / Nhật ký sự cố
- Lessons learned register / Danh sách bài học kinh nghiệm
- Project communications / Thông tin liên lạc của dự án
- Work performance data / Dữ liệu hiệu suất công việc
- Enterprise environmental factors / Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
- Organizational process assets / Tài sản quy trình tổ chức
Tools & Techniques / Công cụ & Kỹ thuật
- Expert judgment / Đánh giá của chuyên gia
- Project management information system / Hệ thống thông tin quản lý dự án
- Data analysis / Phân tích dữ liệu
- Stakeholder engagement assessment matrix / Ma trận đánh giá sự tham gia của các bên liên quan
- Interpersonal and team skills / Các kỹ năng xã hội và đội nhóm
- Observation/conversation / Quan sát/ đối thoại
- Meetings / Các cuộc họp
Outputs / Đầu ra
- Work performance information / Thông tin về hiệu suất công việc
- Change requests / Các yêu cầu thay đổi
- Project management plan updates / Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
- Communications management plan / Kế hoạch quản lý thông tin dự án
- Stakeholder engagement plan / Kế hoạch gắn kết các bên liên quan
- Project documents updates / Cập nhật hồ sơ dự án
- Issue log / Nhật ký sự cố
- Lessons learned register / Danh sách các bài học kinh nghiệm
- Stakeholder register / Danh sách các bên liên quan