- Khởi tạo dự án (Project Creation): Tạo dự án (Project Creation) trong Primavera P6 là quá trình thiết lập một dự án mới trong hệ thống, bắt đầu bằng việc chọn EPS (Enterprise Project Structure) (Cấu trúc Dự án Doanh nghiệp) phù hợp, sau đó sử dụng chức năng “Add Project” để điền thông tin cơ bản như tên dự án, mã số, và các chi tiết chung trong cửa sổ Add Project, rồi nhấn Create để hoàn tất, nhằm quản lý tiến độ và nguồn lực hiệu quả.
Các bước chính để Khởi tạo Dự án trong Primavera P6:
Truy cập Phần Dự án (Projects): Mở Primavera P6 và điều hướng đến mục Projects (Dự án).
Chọn EPS: Trong thanh điều hướng Projects, chọn EPS (Enterprise Project Structure) để xác định vị trí cấu trúc mà dự án mới sẽ được đặt vào.
Thêm Dự án Mới:
- Chọn EPS element (Thành phần EPS) mà bạn muốn thêm dự án vào.
- Nhấn vào Row Actions (Hành động Hàng) và chọn Add Project (Thêm Dự án).
Điền Thông tin Dự án (Add Project Dialog Box): - Trong tab General (Chung), điền các trường bắt buộc như Tên Dự án (Project Name), Mã số dự án, ngày bắt đầu/kết thúc.
- Lưu ý quan trọng: Tránh sử dụng ký tự đặc biệt như |, <, > trong tên dự án.
Hoàn thành: Nhấn nút Create (Tạo) để hoàn tất việc khởi tạo dự án.
- Cài đặt lịch (Calendar Setup): Quy định ngày làm việc và ngày không làm việc
Để cài đặt lịch (Calendar Setup) trong Primavera P6 software và đặt lịch làm việc/nghỉ ngơi, bạn vào Enterprise > Calendars, tạo lịch mới bằng cách copy lịch có sẵn (ví dụ 7 Days) rồi sửa đổi giờ làm việc, định nghĩa các ngày không làm việc (như cuối tuần), và chỉ định số giờ làm việc/ngày, sau đó gán lịch này cho Tài nguyên (Resources) hoặc Dự án của bạn.
###Các bước thiết lập lịch trong Primavera P6:
Truy cập Lịch:
*Trong thanh menu chính, chọn Enterprise (Doanh nghiệp) > Calendars (Lịch).
Tạo Lịch mới:
*Trong cửa sổ Calendars, nhấn nút + Add (Thêm).
*Chọn lịch mặc định để sao chép, ví dụ: 7 Days (7 ngày), rồi nhấn Copy.
*Đặt tên cho lịch mới (ví dụ: 6x10 - 6 ngày x 10 giờ/ngày).
Sửa đổi Lịch:
*Chọn lịch vừa tạo, nhấn Modify (Sửa đổi) để mở cửa sổ Global Calendar (Lịch Toàn cầu).
*Trong tab Workweek (Tuần làm việc):
*Chọn các ngày trong tuần (ví dụ: Thứ Hai đến Thứ Bảy).
*Nhập số giờ làm việc trong ngày (ví dụ: 10 giờ).
*Đối với Chủ nhật (hoặc các ngày nghỉ khác), nhập giờ làm việc là “0” (0 giờ).
*Đảm bảo tùy chọn “Total hours per day” (Tổng số giờ mỗi ngày) được đánh dấu và khớp với cài đặt của bạn.
Gán Lịch:
*Sau khi tạo xong, bạn có thể gán lịch này cho:
*Tài nguyên (Resources): Trong chi tiết tài nguyên, chọn lịch đã tạo.
*Dự án (Project): Trong chi tiết dự án, chọn lịch dự án mặc định (Project Default Calendar).
Bạn cũng có thể chuyển đổi giữa Lịch Tài nguyên, Lịch Toàn cầu, Lịch Cá nhân/Dùng chung (Shared/Individual) tùy theo nhu cầu quản lý.
-
Phát triển Cấu trúc phân chia công việc - WBS (WBS - Work Breakdown Structure Development)
Work Breakdown Structure (WBS) là Cấu trúc Phân chia Công việc, một phương pháp phân cấp dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý gọi là Gói Công việc (Work Package) trong quản lý dự án, đặc biệt hiệu quả khi xây dựng trong Primavera P6 bằng cách tạo WBS trước rồi mới thêm hoạt động vào, giúp xác định phạm vi, lập kế hoạch, ước tính nguồn lực và kiểm soát tiến độ dự án một cách rõ ràng và chặt chẽ. -
WBS là gì?
Khái niệm: Phân rã dự án thành các cấp độ, từ sản phẩm cuối cùng đến các nhiệm vụ cụ thể, tạo thành một cây phân cấp trực quan.
Gói công việc (Work Package): Cấp độ thấp nhất của WBS, nơi có thể ước tính chi phí, thời gian và giao việc cụ thể.
Mục đích:
Xác định toàn bộ phạm vi dự án, tránh bỏ sót công việc.
Làm cơ sở lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, ước tính chi phí.
Cải thiện sự phối hợp giữa các thành viên. -
WBS trong Primavera P6
Cách tiếp cận: Primavera P6 được xem là công cụ lập lịch trình từ trên xuống (top-down).
Quy trình đề xuất:
Tạo cấu trúc WBS trước: Xây dựng các cấp độ phân chia công việc (giai đoạn, phân đoạn, gói công việc) trước.
Thêm hoạt động (Activities): Gán các hoạt động chi tiết vào các gói công việc tương ứng.
Lợi ích: Giúp nhà quản lý tập trung vào mục tiêu cuối cùng của dự án trước khi đi vào chi tiết công việc, phương pháp này được đánh giá hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. -
Ví dụ về WBS
Dự án Xây dựng Nhà máy:
Cấp 1 (Dự án): Dự án Nhà máy ABC
Cấp 2 (Giai đoạn): Thiết kế, Thi công, Lắp đặt, Nghiệm thu
Cấp 3 (Gói công việc - Work Package):
Trong “Thiết kế”: Thiết kế kiến trúc, Thiết kế kết cấu, Thiết kế M&E
Trong “Thi công”: Thi công móng, Thi công thân, Thi công mái
Trong “Lắp đặt”: Lắp đặt máy móc, Lắp đặt hệ thống điện
Cấp độ thấp nhất (Hoạt động):
Trong “Thi công móng”: Đào đất, Đổ bê tông móng, … -
Định nghĩa các Hoạt động (Activity Definition): thiết lập các thuộc tính cơ bản và chi tiết cho từng công việc (Activity) trong dự án, bao gồm tên, ID, thời lượng, ngày bắt đầu/kết thúc, nguồn lực, quan hệ (dependencies), và các Mã Hoạt động (Activity Codes) để phân loại, lọc và nhóm chúng, giúp quản lý, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án hiệu quả hơn, như một “bản thiết kế” chi tiết của công việc con.
Trong Primavera P6, Activity Definition (Định nghĩa Hoạt động) là thành phần cơ bản nhất, mô tả một công việc cụ thể cần thực hiện để đạt mục tiêu dự án, bao gồm tên gọi, thời gian, chi phí, nguồn lực và mối quan hệ logic, giúp lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án chi tiết, còn loại “Mức độ Nỗ lực” (Level of Effort - LOE) là hoạt động đặc biệt có thời lượng tự động tính toán từ các hoạt động khác, dùng cho công việc hỗ trợ dài hạn.
Các Thành Phần Của Định Nghĩa Hoạt động (Activity Definition):
- Tên hoạt động (Activity Name): Tên mô tả công việc.
- ID Hoạt động (Activity ID): Mã số duy nhất.
- Loại hoạt động (Activity Type): Task Dependent (Phụ thuộc Nhiệm vụ), WBS Dependent (Phụ thuộc Cơ cấu Phân công Công việc), Resource Dependent (Phụ thuộc Nguồn lực), Level of Effort (Mức độ Nỗ lực - LOE), Start Milestone (Mốc Bắt đầu), Finish Milestone (Mốc Kết thúc).
- Thời lượng (Duration): Thời gian dự kiến hoàn thành (có thể tự tính với LOE).
- Ngày bắt đầu/kết thúc (Start/Finish Dates): Ngày dự kiến.
- Nguồn lực (Resources): Con người, vật tư, thiết bị.
- Mối quan hệ (Relationships): Logic (FS, SS, FF, SF).
- Chi phí (Costs): Chi phí ước tính.
- Các trường thông tin khác: Người chịu trách nhiệm (Responsibility), Giai đoạn (Phase).
Vai trò: - Xây dựng cấu trúc phân rã công việc (WBS).
- Lập lịch (Scheduling).
- Quản lý nguồn lực (Resource Management).
- Theo dõi tiến độ và chi phí.
Hoạt động Mức độ Nỗ lực (Level of Effort - LOE): - Là một loại hoạt động đặc biệt, không có thời lượng cố định.
- Thời lượng được tự động tính toán dựa trên tổng thời gian của các hoạt động con (predecessors & successors) mà nó hỗ trợ.
- Thường dùng cho các công việc liên tục, hỗ trợ như quản lý dự án, giám sát, văn phòng.
- Liên kết các mối quan hệ giữa các hoạt động (Relationship Linking): mối quan hệ đề cập đến mối liên kết giữa hai hoạt động. Mối liên kết này mô tả luồng công việc giữa các tác vụ
Trong Primavera P6, mối quan hệ (Relationship Linking) là cách bạn kết nối các hoạt động (activities) lại với nhau để xác định trình tự công việc và dòng chảy dự án (ví dụ: Hoạt động B chỉ có thể bắt đầu sau khi Hoạt động A hoàn thành), sử dụng các kiểu liên kết như FS (Finish-to-Start) , SS (Start-to-Start) , FF (Finish-to-Finish) , SF (Start-to-Finish) , cùng với các độ trễ (lags/leads) để điều chỉnh thời gian, giúp hệ thống tự động tính toán tiến độ và ngày bắt đầu/kết thúc.
###Các Loại Mối Quan Hệ Chính:
- FS (Finish-to-Start) (Kết thúc-Để-Bắt đầu): Hoạt động kế nhiệm (successor) chỉ có thể bắt đầu sau khi hoạt động tiền nhiệm (predecessor) kết thúc. Đây là loại phổ biến nhất (ví dụ: Xây tường → Sơn tường).
- SS (Start-to-Start) (Bắt đầu-Để-Bắt đầu): Hoạt động kế nhiệm có thể bắt đầu cùng lúc hoặc ngay sau khi hoạt động tiền nhiệm bắt đầu.
- FF (Finish-to-Finish) (Kết thúc-Để-Kết thúc): Hoạt động kế nhiệm chỉ có thể kết thúc sau khi hoạt động tiền nhiệm kết thúc.
- SF (Start-to-Finish) (Bắt đầu-Để-Kết thúc): Ít phổ biến, hoạt động kế nhiệm chỉ có thể kết thúc sau khi hoạt động tiền nhiệm bắt đầu.
Cách Thiết Lập trong Primavera P6:
Chọn hoạt động: Mở màn hình chi tiết hoạt động (Activity Details).
Tab “Relationships” (Mối quan hệ): Chuyển đến tab này.
Chỉ định Tiền nhiệm/Kế nhiệm:
Trong phần Predecessors (Tiền nhiệm), bạn nhập ID hoặc tên hoạt động trước đó.
Trong phần Successors (Kế nhiệm), bạn nhập ID hoặc tên hoạt động sau đó.
Chọn Kiểu Liên Kết: Chọn loại mối quan hệ (FS, SS, FF, SF) và thêm độ trễ (Lag) hoặc tiến độ (Lead) nếu cần (ví dụ: FS+2 ngày, hoặc FS-1 ngày).
Lên lịch (Schedule): Sau khi thiết lập, nhấn nút Schedule để P6 tính toán lại tiến độ dựa trên các liên kết này.
-
Gán các nguồn lực (Resource Assignment): là quá trình gán các nguồn lực có sẵn (nhân sự, thiết bị, vật tư, ngân sách…) vào các công việc cụ thể (activities) trong dự án, để đảm bảo mỗi nhiệm vụ có người hoặc công cụ chịu trách nhiệm, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, tránh quá tải và theo dõi tiến độ thực hiện một cách hiệu quả.
-
Thiết lập đường cơ sở (Baseline Setting): Baseline (Đường cơ sở) là phiên bản được phê duyệt chính thức của kế hoạch dự án (bao gồm phạm vi, tiến độ, chi phí) tại một thời điểm nhất định, dùng làm điểm tham chiếu cố định để so sánh với kết quả thực tế, đo lường hiệu suất, và kiểm soát sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
-
Phân tích tiến độ (Schedule Analysis): đánh giá, so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu (baseline) để xác định sự chậm trễ, tăng tốc, hoặc sai lệch
-
Cập nhật tiến độ (Progress updating): là quá trình thu thập dữ liệu thực tế về tiến độ dự án (như % hoàn thành, ngày bắt đầu/kết thúc thực tế) và nhập vào phần mềm Primavera P6 để so sánh với kế hoạch ban đầu (baseline), nhằm đánh giá tình trạng dự án, phát hiện sai lệch, và dự báo tương lai, giúp người quản lý đưa ra quyết định kịp thời để đảm bảo dự án đi đúng hướng về thời gian và chi phí.
-
Báo cáo & Bảng điều khiển (Report & Dashboard): là các công cụ trực quan hóa dữ liệu dự án, giúp hiển thị thông tin quan trọng (KPIs) bằng biểu đồ, đồ thị, bảng số liệu trên một giao diện tập trung để người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, hiệu suất, phát hiện vấn đề, đưa ra quyết định nhanh chóng, hỗ trợ cả cấp độ vận hành hàng ngày (operational), phân tích sâu (analytical) và chiến lược dài hạn (strategic).
-
Đánh giá cuối cùng (Final Review): là giai đoạn rà soát, đánh giá, và chốt lại toàn bộ tiến độ, chi phí, rủi ro của dự án trước khi đưa vào thực thi hoặc kết thúc giai đoạn, thường liên quan đến việc phân tích sâu độ trễ (Delay Analysis), chuẩn bị yêu cầu gia hạn thời gian (EOT), và phân tích rủi ro Monte Carlo để xác định kết quả có khả năng xảy ra nhất của dự án. Đây là bước quan trọng để đảm bảo kế hoạch dự án là chặt chẽ, thực tế và dự phòng cho các biến động, giúp ra quyết định chính xác.